Zákon č. 300/2008 Sb. o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, zavádí termín konverze dokumentů. Technické parametry ke konverzi specifikuje vyhláška č. 193/2009, o stanovení podrobností provádění autorizované konverze dokumentů.
Konverze je:
– úplné převedení dokumentu v listinné podobě do dokumentu obsaženého v datové zprávě nebo datovém souboru způsobem zajišťujícím shodu obsahu těchto dokumentů a připojení doložky o provedení konverze (převedení dokumentu v listinné podobě do elektronické podoby), nebo
– úplné převedení dokumentu obsaženého v datové zprávě či datovém souboru do dokumentu v listinné podobě způsobem zajišťujícím shodu obsahu těchto dokumentů a připojení doložky o provedení konverze (převedení elektronického dokumentu do listinné podoby).
Dokument, který provedením konverze vznikne, má stejné právní účinky jako dokument, jehož převedením výstup vznikl. Konverzí se nepotvrzuje správnost a pravdivost údajů obsažených ve vstupu a jejich soulad s právními předpisy.
Doložka o provedení konverze (nikoliv samotný konvertovaný dokument) se ukládá do Centrálního úložiště ověřovacích doložek.
Autorizovaná konverze na žádost
Autorizovaná konverze na žádost slouží pro širokou veřejnost. Provádí se na pobočkách Czech POINT za poplatek 30 Kč za konvertovanou stránku. Na zastupitelských úřadech je poplatek 100 Kč za stránku, nicméně ne všechny zastupitelské úřady tuto možnost nabízí.
Autorizovaná konverze z elektronické do listinné podoby dokumentu
– elektronický dokument, který chce žadatel konvertovat, je možné přinést buď na CD/DVD nebo poslat z datové schránky žadatele do Úschovny (datového úložiště). V tomto případě s sebou žadatel přinese potvrzení o vložení dokumentu do datového úložiště pro potřeby konverze, které obsahuje jeho jednoznačnou identifikaci (čárový kód). Elektronický dokument musí být ve formátu PDF a musí být elektronicky podepsán platným elektronickým podpisem odesilatele.
Autorizovaná konverze z listinné do elektronické podoby dokumentu
– žadatel přinese listinu, kterou chce konvertovat. Výstup je dle volby žadatele předáván na CD/DVD nebo je zaslán do tzv. Úschovny, tedy úložiště konvertovaných dokumentů, kde si jej žadatel nejpozději do 3 dnů vyzvedne. Úhrada nosiče CD/DVD je provedena v rámci úhrady poplatku za konverzi.
Kdy nelze autorizovanou konverzi provést
Není možné konvertovat dokumenty, jejichž jedinečnost nelze konverzí nahradit: občanský průkaz, cestovní doklad, zbrojní průkaz, řidičský průkaz, vojenská knížka, služební průkaz, průkaz o povolení k pobytu cizince, rybářský lístek, lovecký lístek nebo jiný průkaz, vkladní knížku, šek, směnku nebo jiný cenný papír, los, sázenku, geometrický plán, rysy a technické kresby.
Jaké doklady je nutné mít s sebou
Tato služba nevyžaduje mít s sebou žádné speciální doklady mimo předmětný dokument ke konverzi. Protože se konverze provádí jak z listinné podoby do elektronické a naopak, je nutno na kontaktní místo vzít buď originální listinu, která bude konvertována do podoby elektronické nebo elektronický dokument, podepsaný elektronickým podpisem (úřady jej takto standardně elektronicky podepisují), který bude konvertován do podoby listinné. Elektronický dokument může být dodán na kontaktní místo buď osobně na datovém nosiči, zaslán elektronickou cestou nebo dodán prostřednictvím tzv. úschovny, vzdáleného úložiště dokumentů. V případě, že se rozhodnete dokument zaslat prostřednictvím tzv. úschovny, pak pro jeho vyzvednutí je nutné sdělit pracovníkovi kontaktního místa identifikační kód, který informační systém datových schránek při jeho uložení do úschovny vygeneruje.
ÚSCHOVNA DOKUMENTŮ
Úschovna dokumentů je podpůrný systém pro konverzi dokumentů. Využívá se pro dočasné uložení dokumentů v rámci konverze. Při konverzi dokumentu v listinné podobě do dokumentu obsaženého v datové zprávě nebo datovém souboru na kontaktním místě
Czech POINT lze zkonvertovaný dokument pro další použití uložit do úschovny.
Zkonvertovaný dokument bude v úschovně uložen po dobu 3 dnů.
Při konverzi dokumentu obsaženého v datové zprávě nebo datovém souboru do dokumentu v listinné podobě může být vstupní dokument uložen do úschovny prostřednictvím tohoto portálu, nebo odesláním z datové schránky. Následně může být na kontaktním místě Czech POINT konvertován do listinné podoby. Dokument určený pro konverzi může být uložen v úschovně až 30 dnů. Dokument uložený pro potřeby konverze musí být ve formátu PDF verze 1.3 a vyšší. Dále musí být dokument v případě provedení konverze na žádost opatřen uznávaným elektronickým podpisem, značkou či pečetí.
Nevyzvednuté či nezkonvertované dokumenty po uplynutí stanovené doby budou automaticky smazány.